Klasik Organizasyon Teorileri, işletmelerin formel yapısını inceleyip araştırmayı ilke edinen teorilerin ilki olmaktadır. Görüş, 20. yy. ilk yarısında çıkmış olup, , Fayol, Taylor, Mooney ve Reiley, Allen, Urwick ve Brech’ in eserlerinde yer almaya başlamıştır. Klasik teori organizasyonunun sahip olduğu görüş; mevcut kaynakların maksimum kullanılarak, önceden belirlenmiş hedeflere sistemli bir şekilde ulaşmayı sağlamaktır. Klasik Organizasyon Teorilerinin üç ayrı yaklaşımı bulunmaktadır. İlki, Taylor’un yapmış olduğu Bilimsel Yönetim Yaklaşımıdır. İkincisi, Fayol’un yapmış olduğu Yönetim Süreci Yaklaşımıdır ve üçüncü yaklaşım olan, Bürokrasi yaklaşımını da Weber oluşturmuştur. Bu üç yaklaşım, organizasyon içerisinde verimlilik ve etkinliği arttırmak için uyulması gereken ilkeleri araştırmışlardır.
Klasik Organizasyon Teorilerinde iş-pozisyon arasındaki bağı öncelikli değerlendirirken, insan unsuru bir makine olarak görüp, özellikle çalışanların psiko-sosyal bir varlık olduğunu göz ardı ederek, çalışma koşullarını böyle bir bakış açısıyla değerlendirmeye tabii tutarlar. Bu özelliğinden dolayı klasik organizasyon teorisi, mekanik, sınırlı ve bürokratik olarak eleştirilmektedir.
Neo-klasik Organizasyon Teorileri
Klasik görüşün eleştirileri ikinci dünya savaşı öncesinde başlayıp, sosyolog ve sosyal psikoloji uzmanları için geniş çaplı araştırmalara konu olmuştur. İnsan unsurunun, işletmeler için için önemi ortaya çıkmıştır. Neo-klasik Organizasyon teorisinde, insanın beşeri ve sosyal yönü vurgulanmaya başlanmıştır. Mayo, Roethlisberger ve onların yöntemlerinden ilerleyen White, Bakke, Gardner, Moore, Davis, McGregor, Likert ve Dublin vb. bilim insanları, araştırmalarında en önemli unsurun insan olduğunu ve insan ile organizasyonlar arasında ki uyumun sağlanması gerektiğini belirterek, klasik organizasyonunun eksiklikleri olduğunu kabul edip, tamamlamak için çalışmalarda bulunmuşlardır. Bu çalışmalar, sosyal ve psikolojik unsurları da geliştirmeye yöneliktir. Fakat neo-klasik teorinin tamamlayamadığı şey, örgütün oluşmasını sağlayan unsurları bir başına ele alarak isteklendirme konusu üzerine, olması gerekenden daha fazla önem addetmiş olmasıdır. Toplum değerlerinin zaman içerisinde değişmesi, çalışanlar ile işverenler arasındaki bağın düzenlenmesinde devlet ve sendikaların etkin oluşu, organizasyonda var olan grupların davranışlarını da etkilemiş, tutumlarının değişimine sebebiyet vermiştir. Değişime açık yapısıyla dinamik olan organizasyonlar, sürekli geliştirilip düzenlemesi yapılabilmeli ve beşeri unsurdaki değişimin gözlemlenmesi gerekmektedir. Fakat Neo-Klasik organizasyon teorisinde bu özellikler karşılık bulamayıp, zamanla paralel uyumu yakalayamamıştır.
Modern Yönetim ve Organizasyon Düşüncesi
Neo-Klasik organizasyon teorisine paralel olarak başlayan modern yönetim ve organizasyon yaklaşımı,1950-1960 yıllara tekabül etmektedir. Temeli oluşturan akım Sistem Yaklaşımı ve Durumsallık yaklaşımlarıdır.
Sistem Yaklaşımı’nın Doğuşu
Günümüze kadar süre gelen gelişmeye sahip olan Sistem Yaklaşımı, antropoloji, sosyoloji, psikoloji bilimlerinden de yararlanmıştır.
Modern organizasyon yaklaşımının temel yapı taşını sistem görüşü temsil etmektedir. En önemli özelliği analitik yapıya sahip oluşudur. Organizasyon yapısıyla ilgilenen bilim insanları, organizasyon kavramını ele alırken, karmaşık ve değişken bir yapıya sahip olduğunu kabul ederek, yeni boyutlarda düşünmeye çalışmışlardır. Sistem Yaklaşımı, Çin, Roma, Mısır uygarlıklarına kadar dayanmaktadır. Aristo’nun söylediği, “ bir bütün, parçalarının toplamından daha çok eder.” sözü, sistem görüşünün sahip olduğu yapıyı açıklayabilecek niteliktedir. Hawthorne’ nün beşeri ilişkileri ele alarak başlattığı çalışma, sistem kavramının önemini, bilim dünyasına göstermiştir. Sistem Yaklaşımı uygulamasını, biyoloji alanında gerçekleştirmiş. Bertalanffy, sistem teorisini biyolojide uygulayabiliyorken, diğer pozitif bilimlerde de uygulanabilecek, analitik ve genel yapısını göstermek istemiş, çalışmalarını farklı disiplinlerde ortak prensipler oluşturmayı hedefleyerek sürdürmüştür. Bu konuda çalışma yapan diğer bilim insanı da sibernetik alanda öncülük yapmış olan matematikçi Norbert Wiener’dir. Bu şekilde, sistem yaklaşımı içinde ki yeni düşünce biçimi, genel ve bütüncül bir anlayışın yönetim ve organizayon alanına uygulanan yapıya bürünmüş olmasıdır.
Sistem Yaklaşımı teorisi ve tarihçesi
Kavram olarak sistem, oldukça geçmiş bir tarihe tanıklık eder. Sistem Yaklaşımı 19. Yüzyılın başlarında ortaya çıkmıştır. Çıktığı dönemli yeterince ses getiremeyen bu yaklaşım, Georg Wilhelm Friedrich Hegel tarafınca ileri sürülmüştür. Bununla birlikte, Enerji Mühendisliği alanının gelişmesiyle birlikte, Sistem Yaklaşımı teorisinin de önem kazanmış olduğunu ifade edebiliriz. Köhler fizik alanı, Lotka ise genel bir şekilde sistem kavramını ele alıp, başlıca formüller geliştirmek üzere çalışmalarını gerçekleştirmişlerdir. Sistem 19. Yüzyılda ortaya çıkmış ve açıklanmaya ihtiyaç duymaktaydı. Sistem Teorisini açıklamak üzere, iki görüş ortaya konulmuştu. İlki; Mekanistik Görüştür. Bu görüş her oluşumda esas, fiziksel ve kimyasal faktörler olmaktaydı. Bir diğeri ise, Vitalistik Görüştür. Vitalistik görüşün savunduğu şey ise, canlılığın metafizik kurallara dayandığını ifade etmekteydi. Bunun üzerine Bertalanffy’nin Genel Sistem Teori bildirisi, konu için en mühim çalışmalardan biridir. Genel Sistem Teorisini, uygulama konusunda kapsamlı olarak üç başlıkta toplamak mümkündür:
- Yöneylem Araştırması
- Beşeri Mühendislik
- Sistem Mühendisliği
Genel Sistem Teorisinde iki yöntemden söz etmek mümkündür. İlki, Bertalanffy’nin geliştirmiş olduğu deneysel bir yöntemdir. Sistemler nasıl algılanıyorsa o şekilde incelenirler ve elde edilen gözlemin sonuçları anlamlandırılır. İkinci olarak, Ashby’nin düşünebilecek olan tüm sistemleri ele alarak, üzerlerinde işlem yapabilecek, sonuçlara varılacak boyutlara indirgeyebildiği yöntemdir. Var olan iki yöntemin de avantaj ve dezavantajları bulunmaktadır. Genel Sistem Teorisinin amacı, genel prensiplerin oluşturularak, formülasyon oluşturulmasıdır. Kenneth E. Boulding genel sistem teorisinin bulunduğu konumu şu şekilde tanımlamıştır; “Genel sistem teorisinin hedefi, ilgili disiplinle ilişkili teorilerden ve salt matematikten faydalanarak yeni bir model inşası oluşturmaktır. Temelde ki amaç, bilimler arasında bağ ve koordinasyonuna imkan oluşturarak, medeniyetin ilerleme noktasına fayda sağlamaktır. Ulrich, işletmeleri üretimin gerçekleştirildiği, sosyal olan bir sistem olarak tanımlamış ve yönetim ve organizasyon konusunda da Sistem Yaklaşımı’nın değerini göstermeyi amaçlamıştır.
Sistem Yaklaşımı ve Diğer Disiplinlerle Olan İlişkisi
- Yönetimin bilimi ve sistem yaklaşımı: Yönetim alanı, organizasyonun sahip olduğu amaç ve kaynakların dikkate alınılarak, farklı problem çözme teknikleri ile organizasyonun sahip olması gereken, uzun, orta ve kısa dönemli stratejik kararlarını belirlemektedir.
- Sistem yaklaşımı ve Yöneylem araştırması: Yöneylem araştırması, örgütün bütünleşmiş olduğu amaçlara uyum sağlayacak şekilde, insan, makine sistemlerin kontrol edilir ve problemlerinin çözümü aşamasında farklı alanlarda çalışan bir grupla, bilimsel yöntemlerin uygulanmasıdır. Yöneylem araştırması, problemi oluşturan etmenin, çevresindeki bütün sistem ile birlikte ele alınarak araştırılmasıdır.
- Endüstri mühendisliği ve sistem yaklaşımı: Sistem teorisiyle yakından ilişkilidir.
- Sibernetik ve sistem yaklaşımı: Sibernetik biliminin öncüsü matematikçi Norbert Wiener’dir. Sibernetik, hayvan ve makine ile ilgili haberleşme ve kontrolü anlamına gelmektedir. Norbert Wiener’a sibernetik bilimi, ikinci endüstri devrimini ifade etmektedir. Sibernetiğin temelde ki ele aldığı konu sistem kavramıdır. Sistemlerde haberleşme, kontrol ve geri besleme olgularını ayrıntılı olarak incelemesiyle genel sistem teorisinden farklılık gösterir. Alanın en büyük özelliği geri besleme olarak kabul edilir.
Sistem Analizinin Ele Aldığı Sorular
- Sistemin stratejik parçaları nedir?
- Parçaların, bütüne göre karşılıklı olduğu bağıntılarının niteliği nedir?
- Sistem içinde, parçaları birbirlerine bağlayan ve uyumu kolaylaştıran ana süreçler nelerdir?
- Sistemin amaçları nelerdir?
- Sistemler nasıl değişmektedirler?
Sistem Yaklaşımının Temel Kavramları
Sistem Yaklaşımını ilk biyolog Ludwig von Bertalanffy Genel Sistem Teorisi olarak ortaya koymuştur. Bertalanffy, çalışmaların fizik alanıyla sınırlı kalıp, diğer sistemlerle etkileşim içinde olmadığını, kapalı sistem özelliğine sahip olduğunu göstermek istemiştir. Oysa bu uygulanabilirlik düzeyinde ele alındığında, yaşayan organizmaların kendi çevresinden ayrılarak yasamaya çalışması, besin, su ve oksijen yetersizliğinde dolayı imkansız olmaktadır. Bu düşünceye dayanarak, organizmalar açık sistemlerde etkileşimli bir çevre içerisinde, enerji ve madde alışverişi yapmalıdırlar. Burada ilk olarak dış çevre faktörlerinin önemi belirtilmiştir. Bu sistemin en mühim özelliği, kendilerinin dışındaki sistemlerle de etkileşim içerisinde olmalarıdır. Etkileşimin iki yöntemi vardır. O da Girdi ve çıktı tanımlarını içermektedir. Girdiyi, dışarıdan gelen herşey, çıktıysa sistem içerisinden, çevreye yönelip gidenler olarak tanımlayabiliriz. Sistem ve çevre sınırla net bir şekilde ayrıma sahiptir.
Sistem Kavramı
Sistem, önceden belirlenmiş olan amaç doğrultusunda, aralarında ilişkisel bağlantı kurulabilen bileşenlerin oluşturmuş olduğu bütün olarak ifade edebiliriz. Yani belirlenmiş bir plana göre, sırasıyla düzenlenmiş parçalardan oluşan bir bütündür.
Sistem Nedir?
- Sistem, karmaşa içermeyen durumlardır. (Kenneth Boulding, 1985).
- Sistem, organizasyonu sağlanabilen yapılardır. (Churchman, 1979).
- Sistem, belirlenmiş amaca yönelik organize edilebilen ve koordinasyon ile bağlanmış, makine, insan, ve materyallerin toplamı olmaktadır. (İş Yönetimi).
- Sistem, birbirlerini etkileyen ve entegre bir bütün olarak gerekli fonksiyonları içeren, eleman ve birim topluluklarıdır. (Lars Skyttner, 1996).
- Sistem parçalarının düzenli olarak bir araya getirilelerek, organize edilmiş veya karma yapıya sahip bir bütün olmaktadır. Sistemin bölümlerini şu şekilde açıklayabiliriz:
- Ana bölümü, birey ve organizasyonun kişiliği,
- Biçimsel olan organizasyonun düzeni,
- Biçimsel olmayan organizasyonun düzeni,
- Rol ve statünün düzenlenmesi,
- Fiziksel ortam.
Sistem, çoklu alt sistemden oluşur, ve bu alt sistemlerin kendilerine ait özellikleriyle, birbiri ile karşılıklı iletişim ve etkileşim içerisinde bulunduğu bütündür. Sistem yaklaşımı parçaların birbirleriyle ilişkisini inceleyen bir bütündür. Parçalar birbirrini ve oluşturduğu bütünü etkilemektedir. Alt sistem içerisinde bulunan bir aksaklık var olduğunda olduğunda bütünde etkilenecektir. Yani, sistemde, durumu anlamak için alt sistemleri ve birbiriyle olan etkileşimlerini de incelemeyi gerektirir. Sistem yaklaşımında en önemli kısım, oluşan bütün ve bu bütünü etkileyen parçaların etkileme oranıdır.
FEEDBACK (GERİ BESLEME)
Sistem bir takım girdi ve çıktılara sahiptir. Girdi, tanımını ele alırken, dış çevrenin sisteme yönelik etkisi iken çıktı, var olan sistemin çevresini etkilmesidir. Sistem dönüşüm sonucunda oluşturduğu bilgiyi, yeniden sistemin girdisine kazandırır. Böylelikle geri besleme gerçekleşir. Kazandırılan veri, dönüşümü aynı yönde etkiliyor veya bir ivme kazandırıyorsa buna pozitif geri besleme denmektedir. Eğer, geri kazandırılan veri, sistemi diğer sonuçların aksi yönünde etkiliyorsa buna da negatif geri besleme denmektedir. Sistemde geri besleme gerçekleşirken, artılar başka artıya yol açıyorsa, çığ etkisini oluşturuyordur. Buna örnek olarak, nüfus patlamasını ve kanser hücrelerini verebiliriz. Eksi başka bir eksiye de yol açabilmektedir. Bu durumda ise, durma konumu gerçekleşir. İflas vb. … Geri bildirimler dış çevreden elde edilmektedir ve bu sistemin dinamik dengesini oluşturmaktadır. Denge, organizasyonun sabit bir noktaya ulaşmasıyla gerçekleşir. İstenilen dengeye ulaşılmasıyla birlikte, yok olma tehlike durumu da ortadan kaldırılabilmektedir.
Sistem’in Özellikleri
- Sistemler ilişki kurduğu çevreyle bağlantılı olarak açık veya kapalı yapıda olabilmektedir.
- Açık sistemin var olabilmesi, dış çevre ile ilişki içerisinde olmasına bağlıdır. Dinamik bir denge olumu bunu gerekli kılmaktadır.
- Her sistem belirlenmiş amaçlara bağlı olmaktadır.
- Sistemler, geribildirim sağlayan bir yapıya sahiptir. Bu özelliğiyle sistemin aksaklıklarını gözlemleme imkanı sunar.
- Sistemler net sınırlara sahip değildir. Fakat, bir bütüne sitem denilebilmesi için, dış çevreden ayıran sınırların var olması gerekmektedir.
- Sistemde alt sistemler mevcuttur.
- Sistemlerde entropi görülmektedir. Faaliyetlerin bozulması, sistemin bozulması ya da dengenin bozulması mümkündür bu kavramı da entropi karşılar. Kapalı sistemler, entropinin etkisindedir. Enerji kaybı sebebiyle, dengeye ulaşamama hali, sistemin ölümüne neden olmaktadır. Açık sistemler, sahip olduğu özelliğiyle yok olma tehlikesinin üzerinden gelebilmektedir.
Sistem Çeşitleri
Kenneth Boulding Sınıflandırması
Kenneth Boulding sistemleri dokuzlu sınıflamaya göre tabii tutmuştur. Bu sınıflama basitten karmaşığa doğru bir yapı izlemektedir.
Statik yapı düzeyde sistemler; örnek olarak sandalye, masa, sandalye, binalar gösterilebilmektedir.
- Belirli bazı hareketlere sahip olan basit dinamik sistem düzeyi; örnek güneş sistemi.
- Kontrol mekanizmaya sistem ya da sibernetik sistemi; dengeyi korumak adına, otomatik ayarlanmaktadır. Örneğin, termostat.
- Kendini koruyabilen ve çevre ile etkileşimli olabilen açık sistemler; örneğin canlı hücreleri.
- Jenetik-toplumsal düzeye sahip sistem; sistem çevreyle etkileşim halinde olup, fakat herhangi bir harekete sahip değildir. Örneğin bitkiler.
- Hayvan Sistemi; Sistem çevresiyle etkileşimli halde ve hareketliliğe sahiptir. Öz farkındalığa sahiptir. Yaşamını idame ettirmek için besin arayıp, tehlike anında kaçar ve yakın bulduğuna sığınmaktadır.
- İnsan Sistemi; sistem çevreyle etkileşimli, harekete sahip, öz farkındalığın yanı sıra dil ve sembollerle fiziki çevrede etkili olmaktadır.
- İnsan örgütlü sistem ya da Sosyal Sistemler; ordu, aile, millet, okul, arkadaş grubu, işletme, gibi biçimsel olabilen ya da biçimsel olmayan yapılarda kendiliğinden oluşan, insan gruplamalarının meydana getirmiş olduğu sistemlerdir. Tüm insanları bir arada tutmaya yarayan ve onları kaynaştıran, ortak amaçlar etrafında birleştiren, dil, inanç ve değer sistemleriyle, maddi ve manevi olan ortak çıkarları mevcuttur. Bu kişiler belirli zamanlar içerisinde, bir mekanda düzenli bir şekilde toplanmayı yalnızca çıkarlar için değil, duygusal yönden de uygun görüp, ihtiyaç duymaktadırlar. Çünkü insanın yalnız kalmasıyla, zayıf ve güçsüz hissedebilme olasılığı çok daha fazla artabilmektedir. Başka insanlarla sosyalleşme ihtiyacı, kendini gerçekleştirme arzusu kişiyi sisteme mecbur kılmaktadır. Her insanın kendisi bir sistem olduğu gibi, dahil olduğu sistem içerisinde de etkili ve etkilenen olarak, diğer sistemlerin de bir alt sistemi olmaktadır.
- Fizik ötesinin sistemleri; İspatı mümkün olmayıp, varlıkları kabul edilen olaylardır. Sistematik olan yapı ve ilişkileri ortaya koymaktadır.
Ludwig von Bertalanffy’nin sınıflaması
Ludwig Von Bertalanffy’ye ait sistem çeşitleri (1972):
- Gerçek Sistem: Gözlemciden bağımsız olup, gözlemlerden çıkan sonuçlara dayanmaktadır. Sonradan yapılandırılmış ya da doğal olan, canlı ya da cansız sistemler olabilmektedirler.
- Kavramsal Sistem: Sembolik olan fikir yapılarıdır. (dilbilim ve mantık vb…)
- Soyut Sistem: Gerçeklikle aynı olabilen kavramsal sistemlerdir. (trafik modeli, köprü).
- Canlı ve Cansız Sistemler: Doğum, ölüm gibi yaşamsal faaliyetlere sahip ve biyolojik özelliklere sahip olan sistemler canlı sistemlerdir. Canlılık göstermeyen sistem çeşidine de cansız sistemler denmektedir. ( genetik, özgürlük …)
- Açık / Kapalı Sistemler: Açık sistem, çevreye bağlı olarak etkilenen ve etkileşim döngüsünü ortak olabilen, enerji ve bilgi transferi yapabilen sistemlerdir. Kapalı sistem ise sadece verinin girdi olarak kullanılabilen sistemler olmaktadır.
Sistemlerde Hiyerarşi
Cansız Sistemler
Birinci düzey, statik yapı düzeyinde olmaktadır. Çatı düzeyi adı da verilmektedir. (framework).
İkinci düzey, gerekli faaliyetler önceden düzenlenmiş, ilkel dinamik sistemleri bulunan düzeydir. Güneş sistemi bu örneğin içerisinde yer almaktadır.
Üçüncü düzey ise, denetime tabii tutabilen, sibernetikleri içermekte olan denetim düzeyi bu gruptadır. Sibernetik, feedback ve bilişim teorilerini kullanmaktadır. Termostat buna örnek verilebilmektedir.
Canlı Sistemler
Dördüncü düzey, açık sistem ya da kendi varlığını sürdüren sistemler düzeyidir. Canlılık başladığından dolayı hücre düzeyi adı verilmektedir.
Beşinci düzey, ilkel organizmaların bulunduğu düzeyidir. Kısıtlı bilgiyle varlığını sürdürebilen kısmen gelişmiş iş bölümüne sahip organizmalardan oluşmaktadırlar. Bitkileri örnek gösterebiliriz.
Altıncı düzey, hayvanlar düzeyine ulaşılmaktadır. Bu düzeyin özelliği, çevreyle iletişim, öz farkındalık ve artan hareketliliktir. Bu düzeyin içerisinde bulunan sistemler gelişmiş sinir yapısına sahiptir.
Bir sonraki düzey, insan düzeyi olmaktadır. Altıncı düzey olan hayvanlar düzeyine ek olarak, karmaşık düşünme yetisi de katılmıştır. İnsan bilinçli bir yapıya sahiptir. Neyi bilip, bilmediğinin farkındadır. İnsanı etraflıca çevrelemiş olan sosyal organizasyon, farklı bir kategori olarak ele alınmaktadır. Kullanılan teori çeşitleri, sosyal yapısı, ekonomik durum, tarih ve kültür gibi unsurlara ilişkin kurallar olmaktadır. Hiyerarşik yapının tamamlanması adına sembolik sistemler düzeyininde eklenmesi gereği duyulmuştur. Sekiz düzey içersinde olmayan ama sistem özelliği gösteren dil, matematik, sanat ayrıca bilinmeyen tüm sistemler bu düzeyin konusunda yer almaktadır.
Açık ve Kapalı Sistemler
Sistemin çevresini tanımlarken, iki sistemin de rolü oldukça büyüktür. Kapalı olan sistemler, kendisinin dışında hiçbir sisteme sahip olmayan ya da çevresinde olan sistemlerden katiyen etkilenme olasılığı olmayan sistemlerdir. Açık sistemleri tanımlarken ise, muhakkak birer çevresi ve onlarla iletişimsel ilişkisi var olan, haberleşen ve birbirlerini etkileyerek değiştiren sistemler olarak tanılanmaktadır. Tüm canlı sistemlerin bulunduğu sistemlere açık, cansız olan sistemler ise kapalı sistemler içersinde yer almaktadır.
Termodinamiğin ikinci yasasında olan sistemler, maksimum entropi düzeyinde hareket etmektedirler. Açık sistemler farklı başlangıçlarla aynı sonuçlara ulaşabilmektedirler. Bunun nedeni olan şey, açık sistem düzeylerinde, çevreyle olan etkileşimlerinin birbirlerinden farklı olmasıdır. Bu özelliğine “Eş-sonluluk” denir. Kapalı sistemler içinde ise, feed backlerle ulaşılmış denge durumunda, başlangıç koşulları ve sistemin yapısına bağlı olmaktadır. Kapalı sistemler, dışardan enerji ve kaynak ihtiyacı duymadan, kendi sürekliliğini sağlayabilmektedirler.
Çevreleriyle bir bağ kurup, ilişki kurmaya ihtiyaç duymamaktadırlar. Enerji kullanımı mevcut olmadığından, entropi tanımıyla çökme durumu yaşamaktadırlar. Organizasyon kavramını ele alırken, farkedilen en mühim gelişme, onların kapalı değil de daima değişen, etkileyen ve etkilenen hareketli bir yapıya sahip olmasıdır. Çünkü yapının dinamik varlığını korumak adına, enerjiye yani bunu sağlayabileceği, dış çevreye ihtiyaçları bulunmaktadır.
Açık sistemler entropi kavramından kaçınabilir ve finans kaynakları, fiziksel, insan unsurları şeklinde, enerji girişi elde edip negatif entropi kavramını yaratabilmektedir. Açık sistemler, kendi organizasyonlarının dış çevresine ait belirli kaynaklardan enerji temin etmek zorunda olduğunu kabul etmektedirler. Dış çevreye yanıt veren organizasyonlar iki farklı tür kuvvetle mücadele etmektedirler. Bu kuvvetlerin ilki, organizasyonun gerçekleştirdiği işe devamını sağlayıp, yeni malzemelerin ve bilginin girişine izin vermemeye çalışır. Diğer kuvvet ise, organizasyonu değişime yönlendirmektedir. Efektif (verimli) olan organizasyonlar, ikisini de dengelemeye çalışır ve kaos (karmaşa) veya hızlı değişimden kaynaklı olan belirsizliğe sebep olmaksızın, gerekli olan değişimleri gerçekleştirmektedirler. Girdi ve çıktı kavramları açık sistem olan modellerde kritik alanlardır. Çünkü, bu kavramlar organizasyonun dış çevresiyle olan içyüzünü ve ilişiğini temsil eder.
Girdi ve çıktı işlevleri sınır kapsamının (boundary spanning) dâhilinde, alt sisteminin bir parçası olarak görülmektedir. Girdinin alt birimleri, kaynak ve bilgilerin organizasyona aktarılmasından sorumludur. Çıktı birimleriyse, organizasyona ait verilerin çevreye yayılması ve firma çıktılarının dağıtılmasından sorumlu olmaktadır. Burada mühim olan belirteç, faaliyetlerin ve çalışanların karşılıklı etkileşim içerisinde olarak birbiri ile ve dış çevresiyle aktif bir biçimde gerçekleştirdiği etkileşim eyleminin varlığıdır.
Dış çevre hem enerjinin hem de organizasyonun için yüksek bir belirsizlik kaynağına sebep olduğu unutulmamalıdır ve organizasyonların, yaşamak adına çevresi ile alışveriş halinde bulunması gerektiği göz önünde bulundurulmalıdır. Sistem modelinden geriye kalan proses, dönüşüm süreci olmaktadır. Önemli bir kaç olay gerçekleşir. Birincisi, girdinin beklenen çıktıya dönüştürülmesinde sorumlu olan üretim alt sistemidir. Üretim işletmesi olan GM’da plastik, çelik, dış lastik gibi girdilerle, sermaye, işçilik, ve bilginin de kullanılmasıyla birlikte, araç biçimine getirilebilmektedir.
İhtiyaç olan diğer faaliyetler, dönüşüm süreçlerini desteklemek için gerekmektedir. Organizasyonlar, varlıklarını sürdürürken, değişmekte olan dış çevreye uyum sağlayabilmek adına durağanlık ve öngörüye ihtiyaç duymaktadırlar. Durağanlık ve öngörü ikilisi alt sistemin önemli sorumluluğudur. Yönetim, farklı alt sistemlerinin koordinasyonundan ve kontrol faaliyetlerinden ve ayrıca organizasyonun belirlemiş olduğu farklı hedeflerine ulaşmada, tasarlamada ve oluşan yapısından sorumludur. Bu fonksiyonlar, organizasyonun içerisinde öngörülü ve durağanlık etkileşimlerini sağlamaktadır.
İkincisi ise, düzgün, hatasız faaliyetler destek ve bakım alt sistemleri (maintenance subsystem) nin sorumluluğu olmaktadır. Bu alt sistemlerin faaliyetleri, insanların tamir etmesiyle , temizlemesiyle üretim araçlarının bakım ve bilgi sistemleri ve diğer ihtiyaç duyulan fakat merkezi (ana) olmayan fonksiyonları gibi, destek, araçlarının çalıştırılmasını kapsamaktadır. Uyarlama alt sistemleri (adaptation subsystem)’nin dış çevresi, kararlılık ve öngörü ihtiyacına yönelik organizasyonunun değişmekte olan, dış çevre taleplerine yanıt verebilmesidir.
Pazar ve AR-GE araştırmalarını yapan departmanlar, inovasyon yaratmaya çalışmaktadır ve işletmenin değişimlere ayak uydurabilmesini yardımcı olmaktadırlar. Çoğunlukla, çevreye ait değişen koşulların içinde var olabilmek adına, organizasyonların kendi yapıları, bizzat değişime ihtiyaç duymaktadırlar. Bu değişimler, işletme içeresinde gerçekleşen yenilik faaliyetleri, dönüşüm süreçlerindeki teknolojik değişimler ve organizasyon yapısında ve planlamadaki değişiklikler olabilmektedir.
Sistem olarak Organizasyonlar
Organizasyon diyerek kastedilen tanım, aynı süreçte sistem tanımlamasını da içermektedir. Sistem teorisi, organizasyonların sahip olduğu yapısına ve organizasyonların bileşenleri arasında etkileşimli dayanışma ve ilişkilerine adapte olarak, modellemesini sağlamak için de kolaylaştırıcı bir yol sağlamaktadır.
Sistem teorisi, organizasyonlara ait parçalardan oluşturduğu ve parçaların organizasyonun hedeflerini gerçekleştirilmek üzere, birbirleriyle etkileşim içinde olduğu fikrini taşımaktadırlar. General Motors (GM) işletmesinin satın alma bölümü, boya, çelik, dış lastik gibi otomobil üretmek için gerekli birçok parçayı satın alır. İnsan kaynakları bölümü, gerekli beceri ve yeteneğe sahip çalışanları bir araya getirerek, eğitilmesini, bordro ve idari işlerini gerçekleştirip, çalışanları yüksek motiveyle çalışmalarını sağlamak durumundadır. İçeride ki üretim, insan ve malzeme girdilerini alıp otomobilin ürün olarak çıktısını sağlamaktadır. Pazarlama bölümü, hedef kitleye yönelik reklamların oluşturularak, üretimde ki çıktıların yani otomobillerin satışını olumlu olarak etkileyecek satış stratejilerinin oluşturulmasını sağlamaktadır. Kurulmuş organizasyonlarda departman, bölüm ve birimler işletmelerin hedeflerine ulaşmayı gerçekleştirmek üzere birbirlerine etki etmektedirler. Bu bölümler arasında önemli ve belirleyici ilişkiler ve bağımlılıklar mevcut olmalıdır.
GM’de, insan kaynakları ve üretim departmanlarının işletme için uygun yetenek ve beceriye sahip ve yeterli sayıda çalışanın belirlenmesi konusunda eş güdümlü olarak çalışmaları gerekmektedir. Üretim ve satın alma bölümleri ise, işletme için ihtiyaç olan hammaddenin girişlerini birlikte senkronize olarak planlayıp tasarlamalıdırlar. Hammaddenin gereğinden fazla alınması, maliyeti arttıracak, nakit akışının gereksiz bağlanmasına sebep vererek, yer işgal edecek stokları oluşturacaktır.
Tam zamanlama üretim (Just-In-Time) gibi yeni oluşmaya başlayan sistemler, satın alma ve üretimin birlikte bağımlılık yapısını değiştirerek koordinasyonun önemini daha fazla ön plana çıkarmıştır. Buna benzer birçok örnek verilebilmektedir. Koordinasyon eksikliğinin sebep verebileceği, fazla mesaiye kalan çalışanlara, malzemenin zamansız tüketilmesine, hatalı ürün artışına, siparişlerin tam zamanlı olarak yetiştirilememesine, müşteri memnuniyetsizliklerine ve kazanç kayıplarına neden olabilecektir. Sistemlere ait diğer iki karakteristik özellikte bütünlük ve sinerji olmaktadır.
Bütünlük kavramı, sistemlerin işlerlik gösteren bütün bir yapıyla ele alınmasıdır. Sistemler içerisinde herhangi bir alanda gerçekleşebilecek bir değişiklik, sistemin bütün olarak etkilenmesine sebebiyet vermektedir. Böylelikle, değişimlerin herhangi bir alanı etkilemesi sonucunda, organizasyonda ki her bir alanın performansı da dikkate alınmak durumundadır. Sinerji, sistemde birlikte çalışan parçaların birbirleriyle olan etkileşimi ve bağı anlamına gelir.
Bir organizasyona dâhil olan ve birbirlerini etkileyen parçaların tümü, bunların ayrı olarak çalışması durumunda ortaya çıkacak etkiden daha fazla bir etki yaratmaktadır. Ya da genel bir açıklamayla, 2+2 = 6 şeklinde farazi olarak ifade edilebilir. Sistemlere ait parçalar görevlerini gerçekleştirirken, diğer etkileşimli olduğu parçaların da performansını arttırmaktadır.
Sistem Teorisi’nin benimsediği düşünceye göre, üretim yapan işletmeler, açık, dinamik, kompleks ve hedef odaklı sosyal ve teknik sistemler olarak tanımlanmaktadır. İşletmenin işlev gösteren bölümleri de sistemlerin alt sistemlerini oluşturur. Sistem, yapı olarak daha üstte bulunan başka bir sistem tarafından kapsanmakta ve diğer farklı sistemlerle arasında bilgi, mal, akışları gerçekleşmektedir. İşletmeler, her departmanın ayrı bir uzmanlık bilgi ve beceri gereklilikleri nedeniyle, birbirlerinden farklı bölümlerden oluşmaktadır.
İnsan kaynakları, üretim ve satın alma ve pazarlama vb. bu birimlerin etkin koordinasyonu ve iletişimi sonucunda sistemler amaçlarına ulaşabileceklerdir. Açık sistemlerden söz ederken, dinamik yapıda olan örgütlerin farklı faktörleri birbirleri ile ve iletişim sürecine bağlı olarak daha büyük ebatlı çevrelerle etkileşim içine girmektedirler. Bu sebeple, alt sisteme ait çalışanın da örgütün diğer fonksiyonlarından ayrıştırılmış bir biçimde düşünülemeyeceğini meydana çıkarmıştır.
Sonuç olarak, organizasyon yaklaşımıyla ele alınan çalışanının sorunlarını, örgütün diğer alt sistem fonksiyonlarıyla bağından soyutlanıp, örgüt içinde çalışan kişilerin, örgüt için sadece maliyet unsuru değil de, diğer kaynaklardan farklılığa tabii tutulmadan, çözümü bulunup geliştirilmeye çalışılması, etkinlik ve etkililiğin artırılması beklenen başarının, örgütün bütün parçalarının da başarısını etkileyen tetikleyen bir unsur olduğu kabul görülmüştür. Açık sistemlerin büyümeyle birlikte daha çok özellik göstermektedirler. Örnek olarak, sistemin etkilediği ağ arttıkça, özelleşmiş bölümlerin sayısı artarak, üretim hattı büyümektedir. Bu ihtiyaçların artması durumunda, yeni ofisler ve bölgeler oluşturulmaktadır. Büyüme farklı biçimlerde gerçekleştirilir. Örnek olarak, büyük bir üretim işletmesi uygun fiyat ve kalitede üretimi gerçekleştirirken, farklı bir işletme daha yüksek fiyat ve kaliteye sahip ürünler oluşturabilir. (otomobil sektöründen örnek verecek olursak, Chevrolet, ve Rolls Royce örnek verilebiliriz).
Sınır Kapsamlı Girdi: İnsan kaynakları, pazar araştırması, satın alma, yatırımcı ilişkileri… Çıktı: Halkla ilişkiler, satış, pazarlama, kamuoyunu oluşturma. Üretim organizasyonunun çıktılarını oluşturan yarar ve hizmetlerin üretilme eylemi. Örnekler satış personelini, , montaj hattı çalışanlarını, ve tedarikçilerini kapsar. Bakım ve Destek birimi, bütün alt sistemlerin ve fiziksel araçların planlı bir biçimde işlemesini sağlamakta ve destek olmaktadır.
Örnekler hukuk personelini, , fabrika faaliyetlerini, insan kaynakları yönetimini ve diğer destek personellerini içermektedir. Uyarlama (adaptation); sistem çevresinde ki tehlike ve fırsatlar karşısında organizasyonun uyumlu değişimine yardım etmeyi üstlenmektedir. Yenilenme ve değişimden sorumludur.
Araştırma-geliştirme, pazar araştırması, mühendislik ve diğer birimlerin. Yönetim; İşletme içerisinde bulunan alt birimlerin birbirleriyle olan koordinasyonu ve kontrolünü sağlayarak, uyumlu bir şekilde, beklenen doğrultuda verimli çalışmalarından sorumludur. Yönlendirir, kontrolünü sağlar ve organizasyonun işlerini koordine eder. Sistem için belirlenen hedef ve stratejileri belirlemekle sorumludur. Örnekler, departman yönetimini, üst yönetimi ve denetçileri kapsam dahilinde almaktadır.
Sistem yaklaşımının önemi
Günümüzde en fazla kullanılan kelimelerden biri de sistemdir. Neredeyse bütün bilim dalları içerisinde yer almaktadır. Sekülerleşen dünyada önemi giderek artmaktadır. Farklı bilim dallarında yapılan araştırmalar, diğer bilim dallarına yeterli düzeyde aktarılamamaktadır. Bu ciddi sorunun disiplinler arası iletişim ve koordinasyon eksikliğinden kaynaklandığı düşünülür.
Genel sistem teorisinin asıl amacı, genel ilişkisel bağları, bilimsel olarak da tanımlayabilecek, teorik ve sistematik bir işleyiş bölgesi oluşturup geliştirmektir. Sistem yaklaşımında ki amaç, olaylara bütünsel bakıp, değerlendirebilmedir. Böylece, birim veya bölümler arasında gerçekleşen ilişkiler görülebilecek ve artı değer katmayan işlem adımları ortadan yok edilebilecektir. Sonuç olarak, bölümlerin yek bir biçimde çalışması, sistem içinde bütün bir vaziyette ele alındığında sorunsuz çalışabileceği anlamına gelmez.
İşletme bilimi dalında ele alınan amaç, karışık bir bütün olan işletme alt sistem ve bileşenlerini gözlemlemek ve bunlar arasında gerçekleşen ilişkileri belirterek, kazanılan verilerle sistemi istenilen yönde uyarlamaktır. sistem yaklaşımı, her alanı ayrı birer sistem olarak görüp, yönetim olaylarını ve birimlerin kendi aralarındaki olan bağlarını ve bu bağların niteliğini, özetle yönetim alanını başka alanlarla ve dış çevre koşullarıyla da ilişkili olarak inceleyip araştırmaktır.”
Yönetimin içinde sistem yaklaşımı, yönetimin sorunlarını keşfetmede kullandığı ve önemli çözüm yolları sunan organizasyonel bir yapıdır. Organizasyonu ortak amaca sahip, birbirleriyle bağlantılı bir grup olarak kabul eder. Bir alanda gerçekleşen bir faaliyet, diğer alanları da etkilemektedir ve yöneticiler parçalarla ayrı ayrı ilgilenemezler.
Örneğin, üretimde bir problem meydana geldiğinde, bunun çözümlenmesinde, satış faaliyetlerinin etkilenmeyeceğini düşünmek doğru olmaz. Sistem yaklaşımını verimli kullanarak sorunu çözmeye çalışan yöneticiler, organizasyonu dinamik ve değişken bir tüm olarak araştırıp incelemeli ve verdikleri kararların etkilerini önceden görmeye emek sarf etmelidirler.
Yöneticiler, sistem yaklaşımını kullanmalarında ki amaç, kendine has problemleri çözmek yerine, planlama, organize etme ve kontrol fonksiyonlarını kullanarak, birbiri ile bağlantılı farklı parçalardan oluşabilen sistemin, tümüne müdahale ederek aksaklığı gidermeyi tercih etmektir . Birey olarak yöneticiler, çalışmalarına geniş bir yelpazeden bakmayı kanıksamalıdırlar.
Sistem bakış açısıyla, farklı birimlerin hedefleriyle, organizasyonun belirlemiş olduğu hedefler arasında kolay bir biçimde koordinasyon ve iletişimi sağlamayı başarabilmelidirler. Yönetim bir süreçtir. Aralarında direkt bağ kurulmamış kaynakların, amaca ulaşmak adına belirlenen sistem içerisinde bütünlük oluşturmasını sağlar.
Yönetici ise, teknik ve insan faktörünü bir araya getirerek, bu ikisi arasında ki işbirliği sağlayan ve çalışmaların yürütülmesini, yönlendirmesini sağlayan kişidir. Yöneticiler, sistem yaklaşımı etkisiyle, olayları bütüncül olarak görmeye başlamışlardır. Açık sistem düşüncesi, yöneticilerin tek yönlü karar vermelerinin önünü kesmiştir. Sistem yaklaşımının başka bir olumlu yönü de, farklı yönetim şekillerini uyumlaştırmaya yönlendirmesidir. Üretim yönetimi ve örgütsel davranış, esas olarak birbirlerinden farklı da olsa, sistem düşüncesinden iki tanımda fazlasıyla etkilenmiştir.
Sistem Yaklaşımı’na yöneltilen bazı eleştiriler
“Durumsallık ve Sistem yaklaşımlarının değişkenlerle örgütsel değişkenler arasında neden-sonuç ilişkisini veya entegresini açıklamakta yetersiz kaldığı görülmüştür.” Sistem yaklaşımının, soyut olan kavramlara dayandırılması ve fazlasıyla genel olması sebebiyle farklı düşünürler, yönetim fikirlerinin yaratmış olduğu kaostan kurtulamamışlardır; böylelikle, sistem yaklaşımı beklenilen noktaya ulaşamamışlardır.
Sistem yaklaşımının gerçek amacı, niceleyici yaklaşımlarla, sonuç elde edilemeyen alanlarda bütün bilim dallarının etkisini dahil eden uygulanabilir formüller geliştirmeye ve kolay anlaşılabilir, ortak hal bulmanın peşindeyse de ne yazık ki başarılı olamamıştır.
Yönetim bilimciler doğruluğu kanıtlanabilir ve pratik bir uygulama olmadığını da eklemişlerdir.
Sonuç Olarak;
Günümüz organizasyon teorilerinin temellerini oluşturan sistem yaklaşımı, ikinci dünya savaşı sonrasında ortaya çıkmış ve temelinde fizik ve biyoloji alanında kullanılarak, organizasyonlara entegresi başarılı bir biçimde uygulanmaya çalışılmıştır. Değişken ve insani ilişkilerin öneminin incelenmesiyle, organizasyonlar sosyal sistemler olarak kabul görmüşlerdir.
Sistem yaklaşımı analitik özellikler gösterir ve Bertalanffy tarafınca 1920’lerde ortaya atılan genel sistem teorisi fikriyle başlamıştır. Sistem teorisinde, genel amaçların belirlenmesi mühimdir. Sistemler dinamik yapıda olup, işletmelerin alt ve üst sistemleri ile ayrıca çevreyle de sürekli devam eden bir ilişkiye sahiptir. Sistem kavramı örgütü, alt sistemlerden oluşan bir bütün olarak görmüş, çevresi ile etkileşim halinde olan, çevreden sağlanan feedbacklerle, sistemin kendini sonlandırmasını yenerek, devamlılığı sağlayabilen açık sistem olarak kabul etmiştir.